De waarde van…verbinding

Statisch wordt sociaal, hiërarchisch horizontaal en top down tweerichtingsverkeer. Het sociaal intranet is alles wat het traditionele intranet niet is. En omgekeerd. Organisaties stappen massaal over naar ‘de digitale werkplek’. En met een reden: een sociaal intranet kan medewerkers daadwerkelijk helpen om hun werk beter en sneller te doen. En het is nog leuk ook.


Film: Dennis Vloedmans
Een sociaal intranet heeft in de basis dezelfde uitgangspunten als veel traditionele intranetten (informeren, kennisdelen, verbinden), maar slaagt beduidend beter in deze opzet. Waar bij traditioneel intranet het zenden van informatie centraal staat, is het sociaal intranet volledig ingericht op communiceren. In lijn met sociale media als LinkedIn en Facebook kun je oproepen plaatsen, meningen peilen, groepen formeren. Het is dé plek om vakinhoudelijke informatie te brengen en te halen, maar ook om collega’s te ontmoeten en sociaal online samen te werken.

 

Digitale revolutie
De opmars van sociaal intranet sluit naadloos aan bij de digitale revolutie die niet alleen meer macht geeft aan consumenten, maar ook leidt tot compleet nieuwe businessmodellen. Feit: de grootste verhuurder van vakantie-accommodaties bezit zelf geen enkele hotelkamer. Net zomin als het grootste taxibedrijf ter wereld eigen taxi’s heeft. De manier waarop organisaties worden gerund verandert, de manier waarop we samenwerken verandert mee. Samenwerken is niet langer een struikelblok, maar iets wat van grote waarde is voor een organisatie. Het sociaal intranet speelt daarbij een belangrijke rol, als krachtig digitaal platform waaraan iedereen een steentje bijdraagt.

Efficiënt vergaderen
De voordelen van zo’n platform zijn evident. Een goed ingericht sociaal intranet zorgt ervoor dat processen beter en efficiënter verlopen. Vergaderen is een goed voorbeeld. Van de tien agendapunten zijn er meestal maar vier of vijf interessant voor alle aanwezigen. Het is veel efficiënter om die overige punten via intranet te agenderen. Een sociaal intranet laat precies zien wie waarop reageert en hoe. In de digitale samenwerkingsruimte is het, kortom, een stuk eenvoudiger om informatie binnen groepen of afdelingen te delen en deelnemers direct van feedback te voorzien.

Vroege dialoog
De invoering van een sociaal intranet is overigens geen garantie voor succes. Op het moment dat de eindgebruikers geen reden zien om gebruik te maken van het platform, is elke inspanning voor niets. Belangrijke voorwaarden voor een succesvol sociaal intranet zitten in het praktische: het intranet moet responsive zijn, mensen moeten gemakkelijk hun weg vinden en taken snel en efficiënt kunnen uitvoeren. Maar er is meer nodig om mensen ‘mee te krijgen’. Marian van Hooij, zelfstandig adviseur en betrokken als verandermanager bij GC A (Gezondheidscentrum Asielzoekers), weet daar alles van. Marian was een van de sprekers tijdens de lunchsessie sociaal intranet die Gloedcommunicatie en onze partner Embrace onlangs organiseerden. In het traject dat GC A doorliep, bleek de dialoog met de eindgebruiker een belangrijk uitgangspunt. Marian: “In die dialoogsessies werd in kaart gebracht welke behoeftes medewerkers hebben. Op welke informatie zitten ze te wachten? En op welke juist niet? Hoe richt je vervolgens een sociaal platform in zodat dit aansluit bij wat medewerkers nodig hebben? Concreet voorbeeld: onze medewerkers gaven aan genoeg te hebben van het overal maar moeten inloggen. Dus dat hebben we op ons sociaal intranet opgelost.”

Van en voor medewerkers
Het verhaal van GC A en alle andere praktijkervaringen die inmiddels zijn opgedaan met sociaal intranet maakt duidelijk dat het platform een product moet zijn ván werknemers vóór werknemers. Sociaal samenwerken gaat immers over meer dan alleen het platform. Het gaat om een cultuurverandering: van sturen en monitoren naar zelforganisatie. Van controle houden naar loslaten. Het sociaal intranet vormt daarvoor een perfect fundament.

Film en foto's: Dennis Vloedmans

Wil je meer weten?

Stel je vraag aan Marco van Zomeren - online adviseur en directeur marco-portret.jpg